Chatbots wie ChatGPT sind derzeit in aller Munde – eröffnen sie doch gerade Unternehmen zahlreiche Vorteile. Adrijan Bajrami, Moritz Maier und Moonis Rana haben sich als Geschäftsführer der EverHype Systems GmbH auf maßgeschneiderte Softwarelösungen für kleine und mittlere Unternehmen spezialisiert: darunter auch die Integration von Chatbots in Unternehmensprozesse. Mit künstlicher Intelligenz und Machine Learning machen sie die Digitalisierung in kleinen und mittleren Betrieben zur Erfolgsgeschichte.

In der heutigen Geschäftswelt nehmen Chatbots wie ChatGPT eine immer wichtigere Rolle ein. Ihre Fähigkeit, Anfragen in Echtzeit zu verstehen und zu beantworten, macht sie zu einem wertvollen Werkzeug in verschiedenen Geschäftsbereichen – so zum Beispiel in der Kundenbetreuung, wo sie den Kundensupport erleichtern und die Kundenzufriedenheit steigern. Kein Wunder, dass immer mehr Unternehmen auf Chatbots setzen, um ihren Kunden eine effiziente Unterstützung zu bieten. “Mittlerweile sind sich die meisten Unternehmer des Potenzials der Chatbots bewusst – zugleich scheuen sie jedoch den Aufwand, der mit einer Umstellung verbunden wäre”, erzählt Adrijan Bajrami, Head of Operations bei der EverHype Systems GmbH. “Ein Fehler, denn Unternehmen, die diese Technologie integrieren, erzielen nicht nur bessere Ergebnisse, sondern bieten auch ihren Kunden und Mitarbeitern effizientere Abläufe.”

“Doch nicht nur im Kundenservice, sondern auch im unternehmensinternen Bereich eröffnen Chatbots neue Möglichkeiten”, fährt Head of Technology Moritz Maier fort. “So können Mitarbeiter zum Beispiel auf sie zugreifen, um Informationen abzurufen, ohne Kollegen oder Vorgesetzte um Hilfe bitten zu müssen – und dadurch wertvolle Arbeitszeit zu verlieren.” Moonis Rana, Head of Sales bei der EverHype Systems GmbH, fügt hinzu: “Zudem können Chatbots in verschiedenen Geschäftsprozessen eingesetzt werden, um Arbeitsabläufe zu optimieren und zu beschleunigen. In der schnelllebigen Geschäftswelt von heute sind sie daher zu unverzichtbaren Helfern geworden.” Gemeinsam haben die drei Geschäftspartner es sich zur Aufgabe gemacht, kleinen und mittelständischen Unternehmen dabei zu helfen, die Chancen der Digitalisierung zu nutzen. Dabei setzen die Experten auf professionelle Softwarelösungen, die genau auf die Bedürfnisse ihrer Kunden zugeschnitten sind. Zum Einsatz kommen dabei auch künstliche Intelligenzen, Chatbots und maschinelles Lernen.

In welche Prozesse lassen sich Chatbots sinnvoll integrieren?

Grundsätzlich können Chatbots in zahlreiche Geschäftsprozesse integriert werden, um die Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und das Benutzererlebnis zu verbessern. Sie haben das Potenzial, viele Aufgaben zu transformieren, die bisher von Menschen durchgeführt wurden – so zum Beispiel im Bereich der Kundenbetreuung, wo sie Unternehmen dabei unterstützen können, Kundenanfragen zu Produktinformationen, Bestellstatus oder Problemlösungen in Echtzeit zu bearbeiten. Kunden erhalten rund um die Uhr Unterstützung, ohne lange Wartezeiten in Kauf nehmen zu müssen.

Darüber hinaus bieten Chatbots auch im Bereich der Kommunikation wertvolle Unterstützung – so zum Beispiel bei Mitarbeiterfragen zu HR-Themen, Unternehmensrichtlinien oder IT-Problemen. Anstatt sich an verschiedene Abteilungen wenden zu müssen, können die Mitarbeiter ihre Anfragen einfach an einen Chatbot richten. Und auch im Bereich Verkauf und Marketing entfalten Chatbots ihre Wirkung: Sie können Produktinformationen bereitstellen, potenzielle Kunden durch den Verkaufsprozess führen und Feedback sammeln – sogar Transaktionen können sie durchführen. “Dadurch ermöglicht es der Einsatz von Chatbots Unternehmen, individuell auf die Bedürfnisse ihrer Kunden einzugehen”, erklärt Adrijan Bajrami.

Welche Vorteile ergeben sich daraus?

Die Integration von Chatbots in Unternehmensprozesse bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile – am offensichtlichsten ist wohl die Kosteneinsparung. Da Chatbots zudem eine kontinuierliche Serviceabdeckung gewährleisten, können Unternehmen globalen Märkten in verschiedenen Zeitzonen mit ihrer Hilfe besser gerecht werden. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Qualität und Konsistenz der gelieferten Antworten: Indem Chatbots immer denselben Output auf wiederkehrende Fragen bereitstellen, minimieren sie einerseits erheblich das Fehlerpotenzial und bieten andererseits eine gleichbleibend hohe Servicequalität.

Die Skalierbarkeit von Chatbots ist ein weiterer Pluspunkt: Bei einem plötzlichen Anstieg der Anfragen, so zum Beispiel während Verkaufsaktionen, können sie ohne Probleme mit dem erhöhten Traffic umgehen, ohne zusätzliche Kosten zu verursachen. “Zu diesen direkten Vorteilen kommt noch die Möglichkeit der umfassenden Datenanalyse”, berichtet Moritz Maier. “Chatbots sammeln kontinuierlich Interaktionsdaten – und versetzen Unternehmen so in die Lage, wertvolle Einblicke in das Kundenverhalten zu gewinnen, was wiederum zur Verbesserung von Produkten und Dienstleistungen beiträgt.” Schließlich entlasten Chatbots das eigene Personal von repetitiven Aufgaben und fördern somit auch die Mitarbeiterzufriedenheit.

Wie können Unternehmen Chatbots in ihre Prozesse integrieren?

Trotz aller Vorteile kann die Integration von Chatbots in Unternehmensprozesse aber auch auf Herausforderungen stoßen – vor allem, wenn sie in Eigenregie durchgeführt wird. Gerade die technische Komplexität kann in diesem Zusammenhang eine Hürde sein, denn die Entwicklung eines effizienten Chatbots erfordert Fachwissen in künstlicher Intelligenz, Natural Language Processing und Machine Learning. Ein Mangel an hochwertigen Trainingsdaten kann die Leistung des Chatbots beeinträchtigen. Die nahtlose Integration in bestehende Systeme kann komplex sein und Datenschutzbedenken aufwerfen.

Unternehmen müssen zudem sicherstellen, dass die gesammelten Daten gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen geschützt und verarbeitet werden. Weil Technologien und Kundenanforderungen sich ständig ändern, müssen Chatbots ferner regelmäßig aktualisiert und angepasst werden, um effizient zu bleiben. Schließlich sollten Unternehmen bedenken, dass Chatbots menschliche Interaktionen nicht vollständig ersetzen können. Eine ausgewogene Nutzung ist der Schlüssel, um sie erfolgreich in Unternehmensprozesse zu integrieren. “Unternehmen, die diese Herausforderungen proaktiv angehen, werden in Chatbots ein unersetzbares Werkzeug finden, um wettbewerbsfähig zu bleiben”, betont Moonis Rana.

Unternehmen, die sich dafür interessieren, mithilfe von Chatbots ihre Kommunikationsprozesse zu optimieren, können sich gerne bei der EverHype Systems GmbH für ein kostenloses Erstgespräch in Verbindung setzen.

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EverHype Systems GmbH
Adrijan Bajrami, Moonis Rana, Moritz Maier
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