Tagungen im ITZ
Das ITZ Fulda hat sich in den letzten 14 Jahren als erfolgreiches Tagungs- und Kongresszentrum etabliert. Die High-Tech-Konferenzräume hinter der denkmalgeschützten Gründerzeitfassade bieten eine tolle Atmosphäre. Worauf es den Kunden allerdings wirklich ankommt, ist die reibungslose Organisation im Vorfeld und die Betreuung der Tagungsgäste mit viel Engagement.
Mit gut 30 Veranstaltungen im Jahr ist die MGW Office Supplies GmbH der größte Kunde des ITZ. Das Unternehmen mit Sitz in Tönisvorst hat 15 Partner an mehr als 25 Standorten. Auch die Fuldaer Firma Weinrich GmbH & Co. KG ist Partner der MGW und ein ausschlaggebender Faktor, dass so viele Tagungen in der Barockstadt stattfinden.
Der Geschäftsführer der Weinrich Gruppe, Stefan Moritz, erinnert sich an die erste Tagung in Fulda: “Bei der Suche nach guten Tagungsräumen sind wir vor vielen Jahren auf das ITZ gestoßen. Die Räumlichkeiten sind modern und technisch auf einem guten Stand, das ITZ ist zentral gelegen, Parkplätze sind ausreichend vorhanden. Das Tagungscenter ist überschaubar und sehr persönlich.“ Im Jahr 2011 fand die erste Tagung in Fulda statt. Seitdem hat sich über die vielen Jahre eine gute Partnerschaft zwischen den Mitarbeitern des ITZ und den Referenten der MGW entwickelt.
„Der ausschlaggebende Faktor für die lange Zusammenarbeit ist die gute persönliche Betreuung durch die Mitarbeiter des ITZ. Sowohl bei der Tagungstechnik wie auch bei der Bewirtung. Viele Wünsche, insbesondere außerhalb der eigentlichen Tagung, wie z.B. Hotelbuchungen, Tischreservierungen in Restaurants, Organisation von Fahrten in die Rhön sind Dinge, an welche sich die Tagungsbesucher gerne erinnern“, weiß auch Stefan Moritz.
Jeder Tagung geht eine aufwendige und zeitintensive Arbeit voraus, so Carolin Hohmann, Zentrumsmanagerin des ITZ Fulda. Bereits viele Wochen vorher müssen die Hotelzimmer gebucht werden, obwohl die Anzahl der Teilnehmer noch nicht feststeht. Doch nach mehreren Jahren der Betreuung, weiß das Team des ITZ wie viele Gäste ungefähr teilnehmen werden.
Das strukturierte Grundgerüst ist Voraussetzung für eine erfolgreiche Tagung. Diverse Dokumente und Buchungsbestätigungen sowie Teilnehmerlisten werden sorgfältig abgeheftet und zusätzlich in einem Computersystem festgehalten. MGW erhält einen exklusiven Service des ITZ. „Wir sind sehr kulant und erheben keine Stornierungskosten, auch unsere kooperierenden Hotels nicht“, erzählt Carolin Hohmann. Auch kurzfristige Entscheidungen oder exklusive Hotelwünsche erfüllt das Team gerne. „Durch den persönlichen Kontakt mit den Referenten kennen wir individuelle Vorlieben und Bedürfnisse und können somit eine optimale Betreuung leisten.“
Boris Heizer hält bis zu zehn Mal im Jahr Seminare im ITZ. Der Münchner kommt immer wieder gerne nach Fulda: „Ich komme mit dem Gefühl hierher nach Hause zu kommen. Die Betreuung im ITZ ist zugewandt und kundenorientiert. Die Bereitschaft für Jemanden da zu sein ist sehr groß. Es fängt bei einer perfekten Vorbereitung an.“
Das ITZ nimmt bereits viele Wochen vorher Pakete der Kunden mit Schulungsmaterial an und lagert sie. Während des Tagungsprogramms gibt es Mittagessen und Kaffeepausen direkt im Haus. „Ich erwähnte einer Mitarbeiterin gegenüber das Nüsse und Obst ein sehr guter Snack für zwischendrin seien. Und am nächsten Tag war alles auf meine Äußerung abgestimmt. Das war unglaublich“, erzählt Boris Heizer.
„Wir haben auch schon das abgeschleppte Auto einer Kundin wieder abgeholt“, erinnert sich ITZ Zentrumsmanagerin Carolin Hohmann und lacht: „Wir bieten eben einen echten Spezialservice.“
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