Archivierung gewerblicher Mails

Regionaler Dienstleister aus Weyhers bietet GoBD-konforme Archivierung geschäftlicher Mails

Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz GoBD) schreiben bereits seit 2014 die Archivierung geschäftlicher Mails vor. Bisher gab es seitens des Finanzministeriums eine „Schonfrist“ und es wurde praktisch nicht geprüft. Seit 1. Januar 2017 gilt diese Schonfrist nicht mehr!

Die Firma mailchef.de GbR aus Weyhers bietet seit mehr als einem Jahr die gesetzeskonforme Archivierung von geschäftlichem Mailverkehr an. Die Mails werden ausnahmslos und ohne Umwege in Deutschland und auf deutschen Servern archiviert.

Alle Mails, die Rechnungen von und an Kunden enthalten, die zur Anbahnung eines Auftrages dienen usw., müssen archiviert werden. Dabei muss

  • die Archivierung revisionssicher erfolgen
  • die Archivierung gesetzeskonform erfolgen.

Ein Ausdruck oder das Speichern einer Rechnung auf dem eigenen PC oder Server ist nicht GoBD-konform, das Dokument kann vom Finanzamt als nicht vorhanden angesehen werden.

Ein weiterer Vorteil der Mailarchivierung besteht darin, das Mails einfach gelöscht werden können, da sie bereits archiviert werden, bevor sie beim Kunden ankommen. Das spart Platz im Postfach und vereinfacht die Suche in den Mails.

Unternehmen

Die Firma mailchef.de GbR (Inh. Jürgen Fleck & Stefan Dorn) mit Sitz in Ebersburg/Weyhers bietet seit September 2018 die gesetzeskonforme Archivierung geschäftlicher Mails nach GdBO an.

Das Unternehmen verwendet dabei eine Software, die aus jeder einzelnen Mail eine sogenannte Prüfsumme bildet, die dann täglich in einem Journal protokolliert wird und verhindert damit eine Manipulation der E-Mail.

Die zu archivierenden Mails werden auf direktem Weg in zwei unterschiedlichen Rechenzentren in Deutschland gespeichert und können über ein sehr einfach zu bedienendes Web-Frontend durchsucht werden.

Kontakt

mailchef.de GbR
Inh. Jürgen Fleck & Stefan Dorn
Marienstr. 14
36157 Weyhers
E-Mail: support@mailchef.de

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